Lập Kế Hoạch Timeline Khai Trương Trong 7 Ngày – Có Khả Thi Không?

Khai trương là một trong những dấu mốc quan trọng bậc nhất đối với bất kỳ doanh nghiệp hay cửa hàng nào. Đây không chỉ là dịp để giới thiệu thương hiệu, sản phẩm đến khách hàng mà còn là cơ hội thể hiện sự chuyên nghiệp trong phong cách tổ chức. Thông thường, để tổ chức một sự kiện khai trương chỉn chu cần chuẩn bị trước hàng tuần, thậm chí là hàng tháng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt như khai trương gấp, khai trương theo ngày phong thủy đã chọn, câu hỏi được đặt ra là: liệu có thể lập kế hoạch timeline khai trương trong vòng 7 ngày không? Câu trả lời là có, nhưng cần có sự chuẩn bị khoa học và hỗ trợ từ đơn vị tổ chức chuyên nghiệp như Hoàng Phong Event – công ty tổ chức sự kiện uy tín tại Hà Nội.

Ngày 1: Xác định mục tiêu, phạm vi và ngân sách

Ngay trong ngày đầu tiên, điều quan trọng nhất là phải xác định rõ ràng ba yếu tố: mục tiêu tổ chức, quy mô sự kiện và ngân sách dự kiến. Đây là nền tảng để định hướng toàn bộ các bước tiếp theo. Doanh nghiệp cần quyết định nhanh xem sẽ tổ chức tại đâu (tại địa điểm kinh doanh, thuê ngoài hay kết hợp), ai là đối tượng khách mời (nội bộ, đối tác, khách hàng tiềm năng hay truyền thông), và có hay không các hoạt động đặc biệt như múa lân, cắt băng khánh thành, tiết mục văn nghệ…

Việc liên hệ sớm với đơn vị tổ chức sự kiện từ ngày đầu tiên sẽ giúp tiết kiệm thời gian đáng kể. Hoàng Phong Event thường triển khai tư vấn online hoặc gặp trực tiếp ngay trong ngày đầu tiên để chốt phương án nhanh.

Ngày 2: Chốt concept sự kiện và kịch bản chương trình

Sau khi xác định được mục tiêu và quy mô, bước tiếp theo là xây dựng concept chính cho sự kiện. Tùy theo lĩnh vực kinh doanh, đối tượng khách mời và cá tính thương hiệu, đơn vị tổ chức sẽ đưa ra các phương án về màu sắc chủ đạo, phong cách trang trí, nội dung chương trình và thông điệp truyền thông.

Trong ngày thứ hai này, kịch bản tổng thể cũng sẽ được lên sơ bộ, bao gồm các mốc thời gian chính: thời gian đón khách, lễ khai mạc, phát biểu, cắt băng khánh thành, các tiết mục biểu diễn (nếu có), tham quan không gian kinh doanh và phần tiệc nhẹ hoặc chụp hình lưu niệm.

Ngày 3: Thiết kế và đặt in ấn phẩm truyền thông – Triển khai truyền thông online

Khi concept đã được duyệt, đơn vị tổ chức sẽ nhanh chóng triển khai thiết kế backdrop, banner, thư mời, standee, quà tặng sự kiện… Đồng thời, doanh nghiệp cũng nên bắt đầu triển khai truyền thông online như: đăng bài lên fanpage, gửi email hoặc tin nhắn mời khách hàng, chạy quảng cáo (nếu cần).

Hoàng Phong Event luôn có đội ngũ thiết kế nội bộ, giúp rút ngắn thời gian xử lý đồ họa và đảm bảo đồng bộ hình ảnh xuyên suốt toàn bộ sự kiện.

Ngày 4: Thi công các hạng mục sự kiện

Bước sang ngày thứ tư, mọi thứ đã vào guồng chạy. Đây là thời điểm các vật tư sự kiện được vận chuyển đến địa điểm tổ chức để thi công: dựng khung backdrop, lắp đặt sân khấu, hệ thống âm thanh – ánh sáng, bàn ghế, bàn lễ tân, booth trưng bày sản phẩm… Đối với những địa điểm đã hoàn thiện mặt bằng, quá trình thi công có thể hoàn thành trong vòng 1 ngày.

Ngoài ra, các thiết bị dự phòng (âm thanh phụ, máy phát điện, dù che...) cũng được tính toán sẵn sàng trong trường hợp có rủi ro như mưa hoặc mất điện.

Ngày 5: Tổng duyệt chương trình

Một buổi tổng duyệt kỹ lưỡng là bước không thể thiếu trong bất kỳ sự kiện chuyên nghiệp nào, đặc biệt khi thời gian chuẩn bị gấp rút. Tại đây, MC sẽ luyện tập dẫn chương trình, nhân sự điều phối sự kiện làm quen với vị trí và nhiệm vụ, các tiết mục biểu diễn (nếu có) cũng được thử diễn đúng kịch bản thời gian.

Buổi tổng duyệt này giúp phát hiện và xử lý các lỗi phát sinh như thiếu thiết bị, nội dung chưa hợp lý, thời gian không khớp... Đội ngũ Hoàng Phong Event luôn có checklist kiểm tra chi tiết từng hạng mục để đảm bảo mọi thứ sẵn sàng cho ngày trọng đại.

Ngày 6: Chuẩn bị nhân sự và sắp xếp quà tặng

Một ngày trước sự kiện, công việc cần thiết là phân công cụ thể từng người phụ trách: tiếp đón khách, điều phối sự kiện, dẫn chương trình, hỗ trợ kỹ thuật, truyền thông. Ngoài ra, quà tặng sự kiện (nếu có) cũng nên được chuẩn bị sẵn sàng, sắp xếp khoa học theo từng khu vực để dễ phát trong lúc diễn ra chương trình.

Đây cũng là thời điểm doanh nghiệp nên kiểm tra lại mọi yếu tố nhỏ như: bảng tên, dụng cụ cắt băng, kéo khai trương, bảng hoa, văn bản phát biểu…

Tham khảo: Cách lập timeline khai trương đơn giản

Ngày 7: Ngày diễn ra sự kiện – Vận hành theo đúng timeline

Ngày diễn ra sự kiện là lúc mọi công đoạn được “kích hoạt” đúng như kế hoạch đã xây dựng. Đón khách, check-in, dẫn vào khu vực chỗ ngồi, khai mạc, phát biểu, tiết mục nghệ thuật, nghi lễ cắt băng, tiệc nhẹ – tất cả đều cần được kiểm soát chặt chẽ từng phút. Một sự kiện khai trương chuyên nghiệp đòi hỏi tính kỷ luật trong vận hành, khả năng xử lý tình huống linh hoạt và sự phối hợp ăn ý giữa các bộ phận.

Hoàng Phong Event luôn bố trí trưởng nhóm điều phối phụ trách từng khu vực, đảm bảo mọi diễn biến trong chương trình đều trôi chảy và không có sự gián đoạn.

Tổ chức một sự kiện khai trương trong vòng 7 ngày nghe có vẻ "nhiệm vụ bất khả thi", nhưng với một kế hoạch rõ ràng, phân bổ thời gian hợp lý và đặc biệt là sự đồng hành từ đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, điều đó hoàn toàn có thể thành công. Nếu bạn đang gấp rút chuẩn bị khai trương showroom, cửa hàng hay văn phòng mà thời gian eo hẹp, hãy yên tâm rằng bạn vẫn có thể làm được – miễn là biết cách bắt đầu đúng từ ngày đầu tiên.